プロジェクト紹介

自治会運営を円滑にするための業務マニュアル作成にチャレンジ!

業務改善トライアル
自治会を支援する会・西須磨
まちづくり
須磨区

プロジェクトの概要

自治会を支援する会・西須磨の活動目的は、規模が小さく、短期間で役員が交代する自治会を支援して「暮らしやすいまち」づくりを継続することです。

神戸において、自治会には大きく2種類に分けられます。1つ目は、「会長は10〜30年の期間同じ人・スタッフも充実・年中行事も盛んに行っている・概ね1,000世帯以上」、2つ目は「6人の役員・2年ごとに総入れ替え・年中行事は困難・約150世帯」です。後者のような地域では、高齢でも、介護をしていても、仕事をしていても、子育てをしていても、働いた経験がなくても自治会役員を引き受けてもらわねばならない時があります。つまり、ノウハウも継承されにくく、暗中模索、試行錯誤で活動しなくてはなりません。自治会を支援する会・西須磨はそのような自治会が円滑に機能するための仕組みをつくっていくために、自治会から独立したボランティア団体として運営しています。

現在のメンバーは須磨区関守町の住民が8名と、他の近隣エリアの住民が1名で構成されています。メンバーの多くが現役の自治会長や副会長、元自治会役員などの経験があります。しかし、これらのメンバー自身のノウハウがまだ資料化されておらず、共有や伝達に課題を抱えています。今回のプロジェクトは、そのノウハウや知識経験をよりわかりやすい形で「見える化」していくことです。

「見える化」とは、マニュアル化・資料化していくことを指します。具体的には、 役員の業務リストと役割分担、役員の業務マニュアル、新任役員への引継ぎ資料、転入者に提供する資料、過去の経験・ノウハウ・情報の蓄積と提供、中長期ビジョン、他自治会との共有化などの項目があります。

その他にも自治会を支援する会・西須磨は、外部組織との継続的なつながり支援、ITリテラシーを要する業務支援、情報システムを構築、維持・改善、運用など複数のプロジェクトを同時に進めています。

このプロジェクトを通じて、規模の小さな自治会が円滑に運営できるための知恵と仕組みを見える化(マニュアル化・資料化)する支援を行います。

 

成果物のイメージ

・自治会運営業務のマニュアル化・資料化(WordやPowerPointなど)

 

こんな経験をお持ちの方はぜひ

・人の話を聞くのが好きな方
・情報の整理や資料作成が得意な方
・地域活性化に興味ある方

団体基本情報
団体名自治会を支援する会・西須磨
代表者名藤波 進
所在地 兵庫県神戸市須磨区

プロジェクトの進捗

進捗率100%
最新の進捗を見る
2020.09.04

団体とのミーティング1回目では、代表の藤波さんから自治会の重要性や小さな規模の自治会運営における課題などが話されました。

その想いを具体化する自治会運営の支援サービスを構想中のため、ソーシャルブリッジではその一部分となるマニュアル資料の作成に取り組みます。

次回以降はより具体的にどのようなマニュアル資料をつくるのか、それをどのように運用するのか、どの程度の範囲の情報を網羅するのかなどの意見交換を進めていきます。

2020.11.03

中間提案ではクリーンステーション → カラスネットの設置、防犯・防災 → 新規街灯の設置など大項目から小項目に分解しつつ、いつどこで発生したことで、誰が誰と連携して、どのように対応したのかなど過去の事例を検索できるエクセル資料をまとめました。

また、神戸市の自治会運営に関するHP上の情報をまとめたリンク集もつくりました。

団体と打ち合わせすることで、項目の整理や追加事項に関する意見交換ができました。

具体的な運用イメージが共有できたので、最終提案に向けてより詳細なマニュアル資料の作成を進めます。

2020.12.04

最終提案では、自治会で生じる業務・手続きを一元管理できる台帳(エクセル)として、マニュアル資料を作成しました。

行政手続きなど定型作業に加え、突発案件など非定型の作業も蓄積できるように調整しました。

また、神戸市のホームページにある新型コロナウイルス関連情報、自治会・管理組合情報、認可地縁団体情報など様々な情報を整理したリンク集、参考資料集もつくりました。

これを今後は自治会を支援する会・西須磨がつくるウェブサービスの中に組み込み、自治会運営を初めて経験する人でもノウハウや事例や共有される仕組みにしていきます。

プロジェクトの成果

様々な情報や状況設定に対応した「幹」となる資料が完成!

団体から期待されたこと

小規模な自治会におけるマンパワー不足・ノウハウ継承などの課題に対して、自治会運営のノウハウを「見える化」し、マニュアル化・資料化すること。

 

ブリッジメンバーが取り組んだこと

・メーカーの品質管理やトラブル・事故の防止などで使われている「過去トラ(トラブル)」の事例蓄積の方法をもとに、キーワードから検索をかけてノウハウを引き出せる資料作成に取り組んだ。

・最終的にウェブサイトの中に組み込んで運用することを想定して、項目分けや階層などの情報整理を行った。

・神戸市のホームページから参考にできる情報をピックアップしてリンク集を作成した。

 

成果物の内容

・自治会で生じる業務・手続きを一元管理できる台帳(エクセル)

・神戸市のHPにある新型コロナウイルス関連情報、自治会・管理組合情報、認可地縁団体情報など様々な情報を整理したリンク集、参考資料集

 

団体の反応

・様々な情報や状況設定に対応した「幹」となる資料ができ、うまく整理して頂けた。
・つくって頂いたものがこれからの基盤となり、より細かな作業に取り掛かれる。
・外から別の発想を取り入れることは意義がある。

などのような反応がありました。