プロジェクト紹介

リモートワークでも教育の質向上に繋がる「記録・保管・共有」方法の提案にチャレンジ!

業務改善トライアル
NPO法人ふぉーらいふ
子ども / 子育て支援 / 若者世代の地域参加 / 教育
垂水区

プロジェクトの概要

NPO法人ふぉーらいふは1997年にスタートし、2002年にNPO法人認証。学校へ行かない子どもたちの学び支援として、フリースクールを運営。現在は小学生から高校生15名程度の子どもたちの学習支援を行っています。

2019年4月からは常勤スタッフ3名、非常勤1名、ボランティアがおよそ10名ほどの体制で、1日平均で3〜4名の見守り体制を作り、平均10名ほどの子どもたちを見ています。

ふぉーらいふでは「子どもたちがやりたいことを聞く」ということを大事にしており、ミーティングによって声や思いを顕在化させ、具体的な体験や学習にカスタマイズすることが1つの特徴となっています。(フリースクール運営の考えは様々で、決められたプログラムで運営されるところも多くあります。)また、地域交流を多く取り入れていることも特徴です。

昨今のコロナ禍により、ふぉーらいふは団体内部のデジタル化について関心が高まっています。今までは、紙(ノート等)で生徒の活動状況や職員の日報などを記録しており、それを事務所内で保管していました。そして、必要に応じてその記録を読み返し、コミュニケーションを図っていました。

しかし、今は在宅ワークで事務所での業務頻度が少なくなり、生徒ともオンラインでコミュニケーションをとることになった結果、紙を中心にした「記録・保管・共有」のコミュニケーションに課題を感じています。そのため、職員の日報などの記録業務をデジタル化したいと考えています。具体的にはGoogleドキュメントやdropboxなどのクラウドツールの活用とふぉーらいふとしての最適な使い方を整理したいと考えています。完全ペーパーレスではなく、必要に応じて紙で印刷でき、保管するような共存方法も検討したい背景があります。

ふぉーらいふはこの日々の記録こそが生徒に届けている教育の形であり、その情報がお互いに共有されることで教育の質の向上にも繋がると考えています。

学校の休校要請が解かれ始める5月下旬〜6月上旬頃に、これらの取り組みを行い、リモートワークにも適応した団体運営の仕組みづくりとコミュニケーション方法の見直しについてチャレンジします。

 

成果物のイメージ

※ヒアリング1回、現場見学1回、最終提案1回で想定した場合

・業務改善・効率化のための提案書
・導入サポ―ト及びレクチャー
※いずれもGoogleドキュメントやdropboxなどのクラウドツールの使用を想定。

 

こんな経験をお持ちの方はぜひ

・リモートワークの経験がある方
・情報共有・整理が好きな方
・業務効率化や教育の質の向上に関心がある方

団体基本情報
団体名NPO法人ふぉーらいふ
活動開始時期 2002/平成14年4月
代表者名中林 和子
所在地 兵庫県神戸市垂水区瑞穂通7-2
ホームページhttp://www3.to/forlife

プロジェクトの進捗

進捗率100%
最新の進捗を見る
2020.06.26

団体とのミーティング1回目は、オンラインで実施しました。

団体からはコロナ禍をきっかけにリモートワークが増えたため、書類のデジタル化にチャレンジしたいことが話されました。

具体的には、

1.日報
2.電話対応記録
3.出勤簿の業務改善・効率化

に取り組みます。

2020.07.16

中間提案では主に以下2点を提案しました。

・日報の運用改善では、Webサービス「Trello(トレロ)」活用の提案

→実際にその場でデモンストレーションを行い、具体的な運用イメージを膨らせました。

・電話対応記録と出勤簿のデジタル化は、Googleスプレッドシートでフォーム作成

→提案するだけでなく、実際に入力フォームを仮で作成して、それをもとに団体からの要望や改善案について意見交換しました。

今後はいくつか改善修正すると同時に、団体内部で試験的にこれらを使ってみて、最終提案の日を迎えることを合意しました。

2020.08.02

中間提案以降もお互いに連絡を取り合い、修正点や運用に関する質問などを行った上で最終提案の日を迎えました。

3つとも問題なく運用できており、特に出勤簿のデジタル化は、職員だけでなくフリースクールに通う生徒の記録もデジタル化できたので、学校や先生とのコミュニケーションも円滑になりました。

これは他のフリースクールの運営にも役立てるのではないかといった横展開の話題にも広がり、1団体だけの支援に留まらないプロジェクトの可能性も意見交換できました。

プロジェクトの成果

「団体内での作業効率がグンと上がった」成果物

団体から期待されたこと

既に自分達でもデジタル化を進めているが、より効果的な業務改善を行いたい。そのために外部から見てより効率的な業務方法やツールについて提案してほしい。

 

ブリッジメンバーが取り組んだこと

ヒアリングの要望をもとに、
・PDF出力などができるよう紙媒体との相性を考慮
・電話対応で区分を設け、問い合わせ傾向の分析ができるよう調整
・関数を工夫して手作業で行っていたことを自動化
・出席率の自動算出など数値化
・チェックボックスを配置し作業者の負荷を軽減

など効率的なデジタル化と情報管理をスムーズに行えるようにした。

 

成果物の内容

・日報の運用改善:Trello(トレロ)の提案
・電話対応記録と出勤簿のデジタル化:Google スプレッドシートでフォーム作成

 

団体の反応

「団体内での作業効率がグンと上がった」とコメント頂きました。また、このような課題は他のフリースクールにも同様にあるから、デジタルならではの成果物の共有もあり得ると言っていました。

他にも生徒がどのぐらいの出席日数・期間なのかを割合で算出して、それと関係した学びの内容などをデータで示すことができれば学校や自治体ともより発展的(政策的)な議論もできる可能性があると言っていたことが印象的でした。