プロジェクト紹介

持続的な地域活動へ。担い手募集に向けた自治会長業務の見える化にチャレンジ!

業務改善トライアル
北青木自治会
若者世代の地域参加 / 防災
東灘区

プロジェクトの概要

東灘地区の北青木自治会は650世帯で構成され、自治会長の藤原さんによると回覧を回せば、99.9%は届く風通しの良い地域です。この地域の特徴は「多子高齢化」。阪神・淡路大震災で建物が倒壊した場所へ次々とマンションが建設されたことで若年層が転入し、子どもが増えました。

そうした変化に伴い、自治会・町会でも世代の違う住民同士の交流会を大切にされています。初夏に行われる伝統行事、だんじり祭りの伝統が残っており、子ども時代に夢中になって、だんじり祭を経験した層がまた地域に戻ってくると言います。

藤原さんは、13年前に前任者から会長職を引継ぎました。引き継いだ際に、自治会長の役割だけでなく、その他地域団体の複数の仕事を同時に担っています。

例えばだんじりの神輿等地域の資産を管理する西青木財産区管理会の副会長、青木地区のまちづくり協議会長、福池小学校区防災福祉コミュニティの副会長、北青木自治会が所属する西青木連合自治会の会長等です。

現在の課題は地域活動を継続的なものとするため、後継者を探すことです。また、業務を引継いでいくための準備も進めていきたいと考えていますが、ファイルだけで50〜60冊もあり、十分な整理もまさにこれからという状況です。

そこで、今回のブリッジチャレンジでは、「会長の世代交代」をスムーズに進められるよう、会長の藤原さんへのインタビューや既存資料から見えてくる会長業務の棚卸しを試みます。

また、業務の見える化を経て、どのような役割分担や体制を整えることでより継続的な地域づくりへの活動が可能となるか外部の視点からの気づきをまとめます。

北青木自治会に限らず、全国の自治会にも共通して見られる、自治会役員の高齢化、限られた人への役割の集中化、固定化の課題に切り込むチャレンジです。

【成果物のイメージ】

北青木自治会長業務の業務リスト作成
役員の固定化・高齢化の体制変更のための改善提案書

【こんな経験をお持ちの方はぜひ】

情報整理が得意な方
仕事の見える化・仕組み化・業務効率化が得意な方
人から話を聞き出すのが上手な方
聞いたことを文字にまとめて記録することができる方

*上記ご経験のない方でも参加大歓迎です
団体基本情報
団体名北青木自治会
代表者名藤原 敞之
所在地〒658-0014 兵庫県神戸市東灘区北青木4丁目6−32

プロジェクトの進捗

進捗率100%
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2019.06.08

キックオフ事前ミーティングを実施しました!!

学生、会社員、シニアと多様な人材で結成された6名チームです。東灘区にご縁のある方もおられれば、今回のテーマに関心があり参加された方もおられます。

初日のオリエンテーションでは、自己紹介から始まり、成果物のゴールのイメージを模造紙等を活用してチームで認識合わせを行いました。

早速ニックネームも決まり、チームビルディングも好調。次回の団体との初顔合わせ、キックオフミーティングに向け準備を行っています。

2019.06.22

キックオフミーティングを実施しました!!

まずは自己紹介。会長藤原さんからスタート、我々の緊張を他所に、大変気さくで明るく話していただき、和やかにスタートがきれました。そのあとは、「取り組む方向性」を確認いただきました。我々の事前ワークで疑問であった「業務リスト」が一体何なのかについて時間をかけてお話しを聞かせていただきました。

後半は会長業務の「見える化」ということで、口頭ヒアリングは手短に、ワークショップ形式で「タイムスケジュール」を一緒に模造紙にまとめていきました。実態が見えるにつれ、これだけの業務を一人でこなされていることに驚きの連続でした。会長藤原さんの魔法の「手帳」には書き込みがビッシリ。この仕事力を、いかに引くついで行くのか、中間提案に向け、我々の具体的活動がスタートしました。

2019.06.30

中間提案に向け、ミーティングを行いました。

キックオフミーティングで合意した内容を、いかに我々外部の目でアレンジできるか、ミーティング前には各自悩みましたが、メンバーで議論すると、方向性を出すことができました。

チームで動くことの重要性を痛感。突破口は次のキーワードによるマップ化。
「環境、防災・防犯、子供・教育、福祉、市民参画、自治会運営、その他」

中間提案に向けスパートです!!

2019.08.03

成果共有会の様子

2019.08.04

最終提案を実施しました!

8月4日(日)、
「持続的な地域活動のため、担い手募集に向けた自治会長業務の見える化」に2か月間取り組んできた6名のブリッジメンバー全員が揃い、西青木総合会館で自治会のみなさんへ最終提案を実施しました。

当日は、北青木自治会役員の皆さん、また所属する西青木連合自治会役員の皆さんも集まり、賑やかな雰囲気の中、提案がスタートしました。

会長業務の見える化、そこから見える分析結果の紹介や最終提案前日の夏祭りで実施した住民アンケートの結果報告を行いました。

「ゴミネットの目が細かくなって感謝」
「防犯カメラの設置は、自治会の仕事とは知らなかった」
「その活動はどこでやってますか?」
等の住民のコメント紹介では、役員の皆さん前のめりで住民の声を聞いていました。

また「会長業務が続けられなくなったら?」というテーマで皆さんと一緒にワークショップを実施。
その課題は?どうしたら後任を引き受けてくれる?等、時間になっても議論が止まらない程、様々な意見が出てきました。

最後にメンバーから「持続的な地域活動のため」に自治会へ提案を行いました。
会長からは「権限移譲をしっかりしたい。」「もっと他の方にお願いするべきだった。」「良い刺激をもらいました。」などの多くのコメントをいただきました。
3時間半、盛りだくさんの最終提案でした。

プロジェクトの成果

役員、地域住民を巻き込んだ盛りだくさんの成果物

メンバー初顔合わせのオリエンテーションから計10回のミーティングを行いながら進めてきた、北青木自治会の「持続的な地域活動のため、担い手募集に向けた自治会長業務の見える化チャレンジ」、自治会役員の皆さん、住民の皆さんを巻き込んだ盛りだくさんの成果物となりました。

以下の4点を成果物として納品しました。

成果物1 見える化

  1. 自治会組織図
  2. 自治会長業務の年間・月間スケジュール
  3. 会長の50冊以上のファイルから、業務を種類別に整理・分類した業務リスト

成果物2 分析

成果物1の業務リストに、使用頻度や権限の要・不要、など属性を付加し、権限移譲可能な業務があることが分析結果からわかりました。


成果物3 アンケート/ワークショップ

  1. 住民アンケート(自治会の取り組み評価)
    アンケートに加え、多くのコメントを住民の皆さんからもらいました。
  2. 自治会役員ワークショップ
    北青木自治会、所属する西青木連合自治会の役員の皆さんで「会長業務が続けられなくなったら」をテーマに議論し、主に後継者問題について話し合いを行いました。

成果物4 上記成果物をふまえ、チームメンバーからの提案

資料の整理方法について、権限移譲や委託も含めた業務見直しについて、住民の巻き込み方法について他自治会の事例も紹介しながら最終提案を行いました。

会長からは、「(実は自治会の取り組みだと知られていない活動があることが住民アンケートでわかり)回覧だけではなく、住民の巻き込み方法についての検討や会長業務の権限委譲について提案をもらい、良い刺激になりました。」とコメントをいただきました。

チームメンバーも、今回のテーマに関わることで「自分たちの住む自治会はどうだろうか?」「自治会・地域との関わり方について改めて考えた!」など学び・気づきを多く得ました。

最後に、北青木自治会チームはキックオフミーティング、中間提案、最終提案と同じポーズをしています。

なんのポーズかわかりますか?

実は「神戸市」マークのポーズなんです。
プロジェクトが進むにつれ、ポーズの完成度も上がっています。
そんなメンバーのポーズも楽しみながら、ぜひ最初のオリエンテーションの様子から、レポートをご覧になってみてください。