プロジェクト紹介

高齢者の暮らしを包括的に支援。多様なメンバーで運営するタスク・進捗管理にチャレンジ!

業務改善トライアル
認定NPO法人はんしん高齢者くらしの相談室
居場所づくり / 高齢者 / 地域福祉
東灘区

プロジェクトの概要

高齢者とその家族の暮らしに関する悩みに対応するには、医療・介護・法律・不動産など様々な分野が連携しなくてはなりません。認定NPO法人はんしん高齢者くらしの相談室は、老後のくらしに関する各種専門事業者(医師、高齢者介護事業、弁護士、司法書士、行政書士、税理士、寺院、葬儀業、遺品整理業、不動産業、建築業など)が当NPO法人の構成員となり、窓口1つで相談対応を行っています。

何をどこに相談すればいいか分からない高齢者や家族に対し、包括的なサポートを行っています。また相談窓口だけではなく、これまで半年に1回のペースで開催してきた「はんしん高齢者くらしのフェア」、老後のくらしに備える連続講座「くらしの予備校」、自治会・老人会などへの「出張セミナー」といった情報提供、交流を目的にした「ランチ会」など、年間数十件の案件が同時並行で行われています。これらの総称を「プロジェクト運営」と呼びます。

このプロジェクト運営は、前述の各種専門事業者が自身の本業の傍ら行っています。事務スタッフも含め、フルタイムで全ての時間を当NPO法人の運営に充てている者はおらず、それぞれが兼業で各案件を進めていく形態をとっています。

それ故に、メンバー同士の情報の見える化やプロジェクト運営の進捗管理、効率化に課題を感じています。年間スケジュールを一覧で見れる資料はあるものの、より詳細な「いつまでに誰が何をやるか」、「それが実際に完了したかどうか」、「誰がそれをどのように記録・管理するか」、「各担当者が情報を更新していく中でどの情報が最新のものか」など、運営管理全般の合理化に問題意識を持っています。

今回のプロジェクトでは、団体内で行われているタスク・進捗管理などのプロジェクト運営方法を見直し、何が課題となっているかを明らかにすることから始めます。そこから具体的な改善に繋がるツールや手法の試験的な導入または運営マニュアル等の作成にチャレンジします。それによって、メンバー同士の情報の齟齬をなくし、より良質なサービスを受益者に届けていきたいと考えています。

【成果物のイメージ】

団体のプロジェクト運営方法をヒアリングし、何が課題となっているか明らかにする資料の提示(必須)

前項の資料をもとに具体的な改善に繋がるプロジェクト管理ツールやファイル共有サービス(無料が好ましい)などの試験的な導入、プロジェクト運営手法やマニュアル等の作成(必須ではなくチャレンジ目標となります)

【こんな経験をお持ちの方はぜひ】

人の話を聞くのが好きな方
情報の整理・資料作成が得意な方
プロジェクト管理やリモートワーク経験がある方
イベントの企画・運営の経験がある方

*上記ご経験のない方でも参加大歓迎です

【プロジェクト期間】

11/23(土) キックオフ事前ミーティング
12/21(土) 中間提案
1/25(土) 最終提案
団体基本情報
団体名認定NPO法人はんしん高齢者くらしの相談室
活動開始時期 2013/平成25年4月
代表者名谷口 昌良
所在地 兵庫県神戸市東灘区田中町1-15-5
ホームページhttps://h-kks.com/

プロジェクトの進捗

進捗率100%
最新の進捗を見る
2019.11.23
キックオフ事前ミーティングを実施しました。
2019.12.01

キックオフミーティングを実施しました!

キックオフミーティングは、団体の事務所で行いました。

当日、ブリッジメンバーからの参加者は6名。
メンバーが用意したヒアリング項目に対して、理事の藤田さんから丁寧にご説明いただきました。

特にNPOの業務内容について詳しく説明いただき、メンバーとしても今後の活動に強い意欲を感じられる打ち合わせができたと思います。

2019.12.21

中間提案を実施しました!!

中間提案では、プロジェクト運営がどうすればより効率的に進むかについて、メンバー間で議論した結果を団体にお伝えしました。

主にコミュニケーションの手法や、団体がよりスムーズに導入できるようツールを検討している旨をメンバー間でフォローしながら提案を実施しました。

しかしながら団体への、主に作業主体者へのヒアリングが不十分だったこともあり、双方の考えにややギャップが生じていたことが判明。

提案の中で今後の方向性について合意は得られたものの、最終提案までは年末年始を挟んだ残り1ヶ月。

今後どのように進めていくか、メンバー間に緊張感が走りつつも最終提案の準備を進めます。

団体もメンバーも笑顔でプロジェクト完了できるように一致団結していきます!

2019.12.21
中間提案のフィードバックを実施しました。
2020.01.25

成果共有会の様子

プロジェクトの成果

「明日から使える」チームの強みが重なった成果物

団体に期待されたことと、チームの取組

1.期待されたこと

  • 事務局スタッフの作業効率化、省力化

2.チームが取り組んだこと

  • 2度団体の事務所に伺い、理事の藤田さん及び事務スタッフの方へヒアリングを実施しました。
  • 事務スタッフの方が特に苦労されている業務を対象に業務を整理し、ITに強いメンバーが資料を率先して作成しました。
  • その後、ITに強いメンバー、強くないメンバーそれぞれの意見を交えて成果物に反映しました。

 

成果物の内容

1.Excelファイル

  • 団体の開催するイベントで、手順とスケジュール管理ができていない課題を解決すべく、タスクリストに期日を自動で付与するExcelファイルを作成しました。

2.Excelファイル(マクロ機能付き)

  • イベント開催業務の中でも特に事務スタッフの方が苦労されている請求書/領収証の作成業務を効率化するべく、マクロ機能付きのExcelファイルを作成しました。
  • 合わせてイベント参加者の属性判定(会員か非会員かを判定)する機能を持たせたExcelファイルを作成しました。こちらもマクロ機能を使って効率的に作業ができるように設定しています。

3.動画ファイル

  • 団体の抱える課題として "メンバー間の進捗管理に苦慮している" と伺っていました。その課題を今回のチャレンジ内で解決することは難しかったので、参考情報として進捗管理ツールの紹介とともに、簡単な操作と解説コメントを動画ファイルとして納品しました。

 

成果物に対する団体の反応

  • 事務局スタッフの作業効率化がかなり捗りそうな設定を施したExcelファイルは好評価でした。ただ、運用を見据えるとマクロ機能の使い方や修正方法に若干の不安があったため、最終提案後に更にユーザ目線で補足情報をお送りすることになりました。
  • 進捗管理ツールに関しては団体の活動のみならず、本業でも活かせそうなツールとして今後役立てられそうだとワクワクされていました。