プロジェクト紹介

全国規模の自閉症啓発キャンペーンを支える業務効率化にチャレンジ!

業務改善トライアル
NPO法人あっとオーティズム
子ども / 障害者 / 国際 / イベント / 教育
神戸市

プロジェクトの概要

NPO法人あっとオーティズムは、自閉症(オーティズム)の子どもを持つ母親とそれを支援する母親らが中心となり、世界的な自閉症啓発キャンペーンであるLight It Up Blueキャンペーンを2011年に日本で最初に取り組んだ団体です。

同年に神戸ポートタワー、兵庫大仏能福寺、神戸メリケンパークオリエンタルホテルで青色のライトアップが行われ、現在では47都道府県、200を超える施設で「Light It Up Blueキャンペーン」は展開されており、あっとオーティズムは全国にいる協力団体、施設との連携や広報ツール(ポスター、チラシ等)の提供などを行う役割を担っています。

今後の展開として、当初の想いでもある自閉症の子供への教育環境の整備や療育事業などに取り組みたいと思う一方、全国的な活動となった同キャンペーンの事務効率化を進めて時間を創出することにも課題を感じています。

そこで今回のブリッジチャレンジでは、「Light It Up Blueキャンペーン」で全国各地の団体や施設から受け取るメールやHPの登録フォームからの情報などを抜け漏れダブりなく業務管理するための業務フローの改善、さらにITツール(Googleフォーム、スプレッドシートなど)を用いた業務効率化などを目指します。それらを通じて、より円滑なキャンペーン運営への貢献はもちろん、団体メンバーが新たな取り組みを展開するための時間の創出にも貢献します。

【成果物のイメージ】

1)全国各地の団体や施設から送られてくるメールや、HPの登録フォームから受け取った情報をリスト化して管理し、その団体や施設に広報ツール等を発送する一連の業務フローに関する改善提案と実行。

2)上記1)について ITツール(Googleフォーム、スプレッドシートなど)を用いた業務効率化の提案と実行。
※もしsalesforceについてわかる方がいれば歓迎(団体内で導入しているが活用しきれていないため)

【こんな経験をお持ちの方はぜひ】

業務フロー改善、業務効率化の仕事経験がある方
日々の業務管理でITツールを何かしら使用経験がある方
イベント、キャンペーン運営の経験がある方
見える化、整理整頓が好きな方

*上記ご経験のない方でも参加大歓迎です

【プロジェクト期間】

6/8(土) キックオフ事前ミーティング
7/6(土) 中間提案
8/3(土) 最終提案
団体基本情報
団体名NPO法人あっとオーティズム
代表者名佐伯 比呂美
所在地 兵庫県芦屋市呉川町14-10
ホームページhttp://happy-autism.com/

プロジェクトの進捗

進捗率100%
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2019.06.08

キックオフ事前ミーティングを行いました!

あっとオーティズムチームは6名となりました。
ブリッジへの参加が前年度に続いて2回目になる方や初参加の方いる中で、最近東京から神戸に異動になった方もいれば、まだベースは東京だけど参加したい!という意欲的な方まで含めた多彩なメンバーで進行します。

お互いどうやって連絡を取り合うかなどコミュニケーションツールを決めつつ、次回団体とのキックオフミーティングに向けて、聞きたいことなどをリストアップしました。次回はあっとオーティズムの代表者と会い、具体的なヒアリングを行います。

2019.06.18

キックオフミーティング開催しました!

あっとオーティズムから理事長含む2名と、zoomなどのツールを用いながらキックオフミーティングを開催!あっという間の2時間でした。メンバーの紹介から始まり、団体の抱える課題、今後の事業展開・想いを改めてヒアリングさせていただき、今回のプロジェクトのマイルストーンが明確になりました。

現状、団体ではsales forceとExcelを用いて顧客管理されていますが、管理すべき情報が多く、また更新頻度が高い為、運用が煩雑になっています。そこで、誰もが使いこなせるいわゆるトリセツの完成、また今後に向けたアクションとして年間予定表のバージョンアップを目指して新たなチャレンジがスタートしました!

今後は6人のメンバーがパートごとに分かれて調査を行います。HPのソース解析や、不慣れなツール、Excelに体当たりしながらも、中間提案に向けて一先ず走ろう!という事に。限られた時間の中でどれだけ団体をサポートできるのか!?楽しみながらチャレンジしていきます。

2019.07.06

中間提案を実施しました!!

毎年200以上の団体や関係者と連携して行われるLight it up Blueキャンペーンの業務効率化プロジェクトですが、

1)業務フロー全体の見える化

2)HP上のリンク簡略化、申込フォームの改善

3)HPの申込フォーム → メール → salesforce活用 → メールデータのリスト化の連動などについて、現状報告とよりよい方法を検討するためにミーティングを行いました。

今後は中間提案の内容をより具体化させていきながら、手順書の作成を目指していきます。
また、あっとオーティズムの活動の1つでもある療育現場の見学も予定しています。

中間提案当日はメンバーの方がお子さんも連れてきており、和やかな雰囲気で行われました。

2019.08.03

最終提案

最終提案では、ブリッジメンバーが団体向けに作成したSalesforceの手順書を実際に団体スタッフが読み、その場で実践してみました。その過程でお互いに使い方を確認しながら、「誰でもわかって、使える手順書」になるよう調整を行いました。

使い方がわかっていくにつれて、団体スタッフから嬉しい悲鳴も聞こえるようになり、業務効率改善への手ごたえを感じました。また、全体の業務フローの見える化した資料やHP上の申し込みフォーム改善や手順書なども作成し、より円滑な運営サポートを目指した打ち合わせも行いました。

2019.08.03
成果提案を実施しました。

プロジェクトの成果

団体さんが新しい一歩を踏み出すために業務フローの見える化とシステム整備と構築による省力化を実現

成果物はパワーポイントによる3部構成のスライド資料40枚ほどで、「業務改善による活動の発展〜見える化・システム化・平準化〜」に向けたご提案資料となりました。

また、もう一つのテーマに「誰でも分かる!できる!手順書作成」を掲げ、プロジェクト終了後も団体さんが自走できるように成果物として取り組みました。

構成は以下の通りです。

業務フロー

  • 可視化と平準化
  • 年間活動スケジュール、業務フローの内容と量の見える化による平準化を提案

Salesforce

  • アカウント作成、顧客管理システムのベース作り、手順書作成
  • 見える化により省力化に取り組むべき課題(顧客管理)が明確となり、システム化による省力化を実現

ホームページ

  • ホームページと申し込みフォーム改善、手順書作成
  • ホームページ管理と申し込みフォーム改善も業務改善の課題の一つであることが明確となり改善

Salesforceとホームページの連動

  1. Salesforceへのデータの取り込みを容易にしたこと
  2. さらにSalesforceで管理するデータ項目に合わせてHPの申し込みフォームを改造したことにより、申し込みフォームの入力データをダイレクトに団体様のデータベースに取り込むことが可能になった。

期待効果

  • 定量:顧客管理に要する作業時間と作業説明の時間の削減
  • 定性?:コピー&ペーストをなくし誤入力・未入力の防止
  • 定性?:業務フローの見える化・作業の標準化(手順書作成)による新しいボランティアスタッフへの作業依頼が容易になった。

活動時間

  • メンバー6人 98時間

最終ミーティングでは団体メンバーの方々から期待以上の成果物と喜んでいただき、たくさんの笑顔がこぼれ充実の2か月間のプロジェクトを締めくくることが出来ました。

メンバーにとっても多様な価値観に触れる良い機会となりました。