プロジェクト紹介

通訳・翻訳事業の業務フローの見える化と改善点を洗い出し、ベストマッチなツール検討にトライ

業務整理
長田区
NPO法人多言語センターFACIL

プロジェクトの概要

多言語センターFACIL(ファシル)は、地域住民である外国人が必要とする情報の翻訳、生活現場で必要な通訳者の派遣などの事業を運営するNPOです。在住外国人が抱える「心の壁、制度の壁、言葉の壁」を打破するため、県内6つの病院と協定を結び、医療現場での通訳翻訳事業も独自に展開しているのも特徴です。

ニーズにあわせて年々対応件数が増加する中で、受発注を管理するデータベースと会計ソフトを連動させることで、業務の効率化が出来るのではという思いはあるものの、具体的な導入への現状把握、課題改善への糸口を見出せていません。

1WEEKトライアルでは、FACILの業務フローを見える化し、改善項目を見出します。さらに業務に対応した最適なツールとしてどのようなものがあり得るのか、検討することを目標とします。

【成果物のイメージ】

業務の流れが分かるフロー表
ツール検討にあたっての条件項目の抽出

【こんな経験をお持ちの方はぜひ】

業務フローに関わるお仕事の経験をお持ちの方
受発注の管理、会計ソフトなどのツール選定が得意な方

*上記ご経験のない方でも参加大歓迎です。

【プロジェクト期間】

7/21(土)〜7/28(土)
「一歩踏み出す 1WEEKトライアル」として実施されます。

【現場見学について】

【イベント名】たかとりコミュニティセンター オリエンテーション
【日時】7/21日(土) 14:00-16:00
【場所】たかとりコミュニティセンター(最寄駅:山陽本線鷹取駅)
【内容】FACILが事務所を構える鷹取コミュニティセンターは大震災後の救援基地としての成り立ちを持ち、現在6団体の活動法人が入居しています。センターの歴史と入居団体の概要などについて解説します。

【イベント名】担当者へのヒアリング
【日時】7/21日(土) 開催予定の鷹取コミュニティセンターのオリエン前後の時間。
または、7/25(水)〜27(金)の18:30ごろまで(以降の時間を希望の場合は要相談)
【場所】たかとりコミュニティセンター(最寄駅:山陽本線鷹取駅)
【内容】FACILの中で総務、経理など全般に渡って従事される担当者に実際の業務フローなどを解説していただく時間です。
団体基本情報
団体名NPO法人多言語センターFACIL
活動開始時期 1999/平成11年6月
代表者名吉富 志津代
所在地〒653-0052 兵庫県神戸市長田区海運町3−3−8 たかとりコミュニティセンター内
ホームページhttp://www.tcc117.jp/facil/

プロジェクトの進捗

進捗率100%
最新の進捗を見る
2018.07.21

【業務フローを作成し、効率化を目指す】

今回の1WEEKトライアルでは、業務フローの作成や現在業務に適したツールの検討を通して、多言語センターFACILの業務改善・効率化を応援します。「有り余った力を社会貢献に活かしたい!」といった共通の想いのもと、年代・性別・職種も様々な5名の参加者メンバーが集まりました。

7/21(土)、いよいよFACIL担当者さんと初対面。活動や施設についてのオリエンテーションを受けた後、ヒアリングを実施しました。ホワイトボードや付箋紙にヒアリング内容を書き出して「見える化」。メンバー間で情報共有を行いつつ、ヒアリングを進めていきます。

積極的にヒアリングを進めた結果、多くの情報そして問題点を伺うことができました。多種多様なメンバーが作り上げる成果物にご期待ください。

2018.07.28

【1週間の活動成果を共有】

7/28(土)、1WEEKトライアルの最終日です!
まずは1週間のデータ収集やヒアリングの結果を持ち寄り、チームメンバー全員で情報共有。その後、FACIL担当者の村上さんを交えて作成資料をブラッシュアップしました。

チームメンバーにはシステムや経理関係の方、市職員など様々な職種の方々がいらっしゃいましたが、それぞれの強みを活かしよりよい成果物を提供できるよう、全員が積極的に活動に参加した1週間でした。

短い期間ではありましたが、FACILの方々そしてチームメンバーも納得のいくような成果物をお渡しすることができそうです。みなさん1週間本当にお疲れさまでした!

2018.07.28

成果報告会の様子

プロジェクトの成果

今回の成果物:業務フローと業務改善、最適ツールの検討

FACILチームは、現状の分析や業務フローの作成、各種会計ソフトのサービス比較表などを成果物として提出しました。

業務改善という幅広いテーマのなかで、まずは現状分析やヒアリングを通して業務フローを作成。そのフローから見えてきた問題点や改善しうる部分をチームメンバーで検討しました。

次に行ったのが現状の問題を改善できるような会計ソフトの検討です。NPO法人の視点に立ったチームメンバーが会計ソフトをいろいろな角度から評価したものを資料としてまとめました。その他にも、IT整備に関する助成やマッチングサービスサイト運営の情報に関する情報調査など、新たなサービスを導入する際の参考情報も上記のものと一緒に提出いたしました。

1週間という短い期間で仕上げた成果物ではありますが、とてもボリュームのある仕上がりとなっており、FACILの方も満足されている様子でした。